Polityka prywatności

1. Administrator danych

Nibsy Tech Ltd
71-75 Shelton Street
Covent Garden
London WC2H 9JQ
United Kingdom
E-mail: datenschutz@dokuscan.com

2. Jakie dane przetwarzamy?

2.1 Dane rejestracyjne

Cel: Udostępnienie i zarządzanie Twoim kontem użytkownika
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)

• Adres e-mail
• Hasło (przechowywane w postaci zaszyfrowanej, brak dostępu w postaci jawnej)
• Data i godzina rejestracji
• Adres IP w momencie rejestracji

2.2 Dane dokumentów i skanów

Cel: Rozpoznawanie tekstu, analiza AI i ekstrakcja pól
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)

• Przesłane pliki (PDF, JPG, PNG)
• Pola wyodrębnione z dokumentów (np. imiona i nazwiska, daty, kwoty, adresy — w zależności od szablonu)
• Konfiguracje szablonów (nazwy pól, typy, wskazówki)
• Znaczniki czasu przesyłania i metadane techniczne
• Status ekstrakcji i wskaźnik pewności

2.3 Dane płatności

Cel: Realizacja pakietów skanów
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)

• Status płatności i identyfikator pakietu
• Referencja transakcji dostawcy usług płatniczych
• Moment dokonania płatności

Dane kart kredytowych ani rachunków bankowych nie są przechowywane na serwerach DokuScan. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie za pośrednictwem Mollie B.V.

2.4 Dane dotyczące użytkowania

Cel: Optymalizacja usługi, wykrywanie nadużyć i bezpieczeństwo systemu
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes)

• Czas i częstotliwość logowania
• Używane funkcje i ustawienia
• Typ i wersja przeglądarki
• Adres IP (anonimizowany po krótkim czasie)
• Komunikaty o błędach i dzienniki techniczne

3. Miejsce przechowywania i bezpieczeństwo

Nibsy Tech Ltd ma siedzibę w Wielkiej Brytanii. Dla przekazywania danych między UE/EOG a Wielką Brytanią obowiązuje decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony.

Środki bezpieczeństwa

• Szyfrowanie SSL/TLS dla wszystkich transmisji danych
• Zaszyfrowane przechowywanie plików w centrum danych UE (Frankfurt)
• Kontrola dostępu i pełna separacja danych między kontami
• Regularne aktualizacje bezpieczeństwa i oprogramowania
• Codzienne zaszyfrowane kopie zapasowe (lokalizacja: UE)
• Automatyczne wykrywanie i blokowanie prób ataków

4. Rozpoznawanie tekstu i przetwarzanie AI

4.1 Rozpoznawanie tekstu

Przesłane dokumenty są najpierw sprawdzane pod kątem osadzonego tekstu. Cyfrowe pliki PDF są odczytywane bezpośrednio. Zeskanowane dokumenty i zdjęcia bez osadzonego tekstu są przekazywane do rozpoznawania tekstu (OCR) wyspecjalizowanemu usługodawcy działającemu jako podmiot przetwarzający (zob. pkt 8.3). Wyodrębnione dane tekstowe są przypisywane do Twojego konta i nie są wykorzystywane do innych celów.

4.2 Ekstrakcja pól wspomagana przez AI

W celu niezawodnej ekstrakcji zdefiniowanych pól treści tekstowe uzyskane z dokumentów są analizowane za pomocą modeli AI. Przetwarzanie odbywa się przez wyspecjalizowane usługi AI podmiotów trzecich działające wyłącznie w centrach danych UE.

• Przetwarzanie wyłącznie w centrach danych UE
• Wykorzystanie wyłącznie do analizy Twoich dokumentów w ramach wykonania umowy
• Twoje dokumenty ani wyodrębnione dane nigdy nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI
• Brak profilowania do celów innych niż przetwarzanie dokumentów
• W zależności od dokumentu i trybu ekstrakcji przekazywany jest rozpoznany tekst lub, w trybie obrazu, obrazy stron dokumentu — wyłącznie do celów ekstrakcji

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). To przetwarzanie oparte na AI jest technicznie niezbędne do świadczenia usługi uzgodnionej w umowie.

4.3 Przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach

W zależności od typu przesłanego dokumentu, dokumenty mogą zawierać dane osobowe osób trzecich (np. nazwiska na dokumentach dostawy, dane pracowników na kartach czasu pracy). Odpowiedzialność w zakresie ochrony danych za zgodność z prawem przetwarzania tych danych spoczywa na użytkowniku jako administratorze w rozumieniu RODO. Na życzenie udostępniamy umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA).

4.4 Skrzynka e-mail

Jeżeli korzystasz z funkcji skrzynki e-mail dla szablonu, przetwarzamy wiadomości wysyłane na adres skrzynki. Zapisujemy obsługiwane załączniki (PDF i popularne formaty obrazów) oraz adres nadawcy jako adnotację przy skanie; treść wiadomości nie jest zapisywana. Załączniki są przetwarzane tak jak ręczne przesłanie. W razie błędu wysyłamy komunikat na adres nadawcy. Wiadomości są odbierane za pośrednictwem wyspecjalizowanego dostawcy usług e-mail działającego jako podmiot przetwarzający (zob. pkt 8.5).

5. Okres przechowywania

Po zakończeniu umowy dane są trwale usuwane lub anonimizowane w ciągu 30 dni, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe obowiązki przechowywania.

6. Twoje prawa

Posiadasz następujące prawa dotyczące Twoich danych osobowych:

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z: datenschutz@dokuscan.com

7. Pliki cookie

7.1 Technicznie niezbędne pliki cookie

Technicznie wymagane do funkcjonowania strony — zgoda nie jest wymagana:

• Plik cookie sesji: Zarządzanie statusem logowania (usuwany po zamknięciu przeglądarki)
• Token CSRF: Ochrona przed atakami typu cross-site request forgery
• Ustawienie języka: Zapisywanie wybranego języka (DE/EN/PL/ES)

7.2 Brak plików cookie reklamowych i śledzących

DokuScan nie wykorzystuje plików cookie reklamowych, trackerów mediów społecznościowych ani śledzenia między witrynami. Nie są tworzone profile użytkowania do celów reklamowych.

8. Podmioty trzecie

8.1 Obsługa płatności — Mollie B.V.

Do realizacji pakietów skanów korzystamy z Mollie B.V., Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Holandia. Przekazywane są wyłącznie dane niezbędne do obsługi płatności. Mollie przetwarza dane zgodnie z RODO. Więcej informacji na mollie.com/pl/privacy.

8.2 Przechowywanie plików — AWS S3 (UE Frankfurt)

Przesłane dokumenty są przechowywane w postaci zaszyfrowanej na Amazon S3 w regionie UE-Frankfurt (eu-central-1). Nie następuje przekazywanie do innych regionów AWS. Amazon przetwarza dane na podstawie umowy powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO.

8.3 Rozpoznawanie tekstu i przetwarzanie AI

Do rozpoznawania tekstu (OCR) i ekstrakcji pól wykorzystujemy wyspecjalizowanych usługodawców jako podmioty przetwarzające. Usługi AI do ekstrakcji pól działają wyłącznie w centrach danych UE. O ile w przypadku rozpoznawania tekstu nie można wykluczyć przetwarzania poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się ono na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych (art. 44 i n. RODO). Przekazywane są wyłącznie treści niezbędne do przetwarzania (tekst lub obrazy stron). Wykorzystanie do trenowania lub innych celów jest umownie wykluczone.

8.4 Hosting i infrastruktura

DokuScan działa na dedykowanych serwerach w Niemczech. Wszyscy wykorzystywani usługodawcy są związani umowami powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO.

8.5 Odbiór wiadomości e-mail

Do odbioru wiadomości wysyłanych na adresy skrzynek wykorzystujemy wyspecjalizowanego dostawcę usług e-mail jako podmiot przetwarzający. O ile nie można wykluczyć przetwarzania poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się ono na podstawie standardowych klauzul umownych (art. 44 i n. RODO).

9. Powierzenie przetwarzania danych

O ile użytkownicy przetwarzają za pośrednictwem DokuScan dane osobowe osób trzecich (np. dane pracowników na kartach czasu pracy, dane klientów na dokumentach dostawy), DokuScan działa w tej konstelacji jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO. Na życzenie udostępniamy umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA). Wraz z umową otrzymasz listę wykorzystywanych podprocesorów.

Zapytania na adres: datenschutz@dokuscan.com

10. Zmiany polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej polityki prywatności w celu dostosowania jej do zmienionych przepisów prawa lub zmian w naszej usłudze. O istotnych zmianach poinformujemy Cię e-mailem lub bezpośrednio w aplikacji. Data ostatniej aktualizacji podana jest na końcu tej strony.

11. Prawo do wniesienia skargi

Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych. Właściwy organ nadzorczy dla hostingu w Niemczech:

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Graurheindorfer Straße 153
53117 Bonn, Niemcy
www.bfdi.bund.de

Ostatnia aktualizacja: kwiecień 2026 · Wersja 1.0