Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Die Verarbeitung erfolgt nach den Vorgaben der DSGVO. Bestimmte Verarbeitungsschritte — insbesondere die automatische Erkennung und Auswertung von Dokumenteninhalten — sind für die Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Leistung technisch erforderlich und erfolgen automatisiert.

1. Verantwortlicher

Nibsy Tech Ltd
71-75 Shelton Street
Covent Garden
London WC2H 9JQ
United Kingdom
E-Mail: datenschutz@dokuscan.com

2. Welche Daten verarbeiten wir?

2.1 Registrierungsdaten

Zweck: Bereitstellung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

2.2 Dokument- und Scan-Daten

Zweck: Texterkennung, KI-Analyse und Feldextraktion
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

2.3 Zahlungsdaten

Zweck: Abwicklung von Scan-Paketen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Kreditkarten- oder Kontodaten werden nicht auf DokuScan-Servern gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich über Mollie B.V.

2.4 Nutzungsdaten

Zweck: Service-Optimierung, Missbrauchserkennung und Systemsicherheit
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

3. Speicherort und Sicherheit

Alle Dokumente und extrahierten Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland (EU) gespeichert. Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer ohne angemessenes Datenschutzniveau statt.

Die Nibsy Tech Ltd hat ihren Sitz im Vereinigten Königreich. Für Datenübermittlungen zwischen der EU/dem EWR und dem Vereinigten Königreich gilt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

Sicherheitsmaßnahmen

4. Texterkennung und KI-Verarbeitung

4.1 Texterkennung

Hochgeladene Dokumente werden zunächst auf eingebetteten Text geprüft. Digitale PDFs werden direkt ausgelesen. Gescannte Dokumente und Fotos ohne eingebetteten Text werden mittels Texterkennung (OCR) auf Servern in Deutschland aufbereitet. Extrahierte Textdaten werden Ihrem Account zugeordnet und nicht für andere Zwecke verwendet.

4.2 KI-gestützte Feldextraktion

Zur zuverlässigen Extraktion der definierten Felder werden die aus Dokumenten gewonnenen Textinhalte mit KI-Modellen analysiert. Die Verarbeitung erfolgt durch spezialisierte KI-Dienste von Drittanbietern ausschließlich in EU-Rechenzentren.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Diese KI-basierte Verarbeitung ist technisch notwendig, um die vertraglich vereinbarte Leistung bereitzustellen.

4.3 Verarbeitung personenbezogener Daten in Dokumenten

Je nach hochgeladenem Dokumenttyp können in den Dokumenten personenbezogene Daten Dritter enthalten sein (z. B. Namen auf Lieferscheinen, Mitarbeiterdaten auf Stundenzetteln). Die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung dieser Daten liegt beim Nutzer als Verantwortlichem im Sinne der DSGVO. Auf Anfrage stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit.

5. Speicherdauer

Datentyp Speicherdauer
Account-Daten Bis zur Kündigung und Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
Hochgeladene Dokumente Bis zur manuellen Löschung durch den Nutzer oder Kontoschließung
Extrahierte Daten Bis zur Löschung durch den Nutzer oder Beendigung des Vertrags
Zahlungsreferenzen 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
Technische Log-Dateien In der Regel bis zu 30 Tage
Backup-Daten Bis zu 90 Tage (rollierende Backups)

Nach Beendigung des Vertrags werden Daten innerhalb von 30 Tagen endgültig gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten

Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten

Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)

Löschung Ihrer Daten unter den Voraussetzungen der DSGVO

Einschränkung (Art. 18 DSGVO)

Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten Fällen

Datenportabilität (Art. 20 DSGVO)

Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigten Interesses

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: datenschutz@dokuscan.com

7. Cookies

7.1 Technisch notwendige Cookies

Für die Funktion der Website technisch erforderlich — keine Einwilligung notwendig:

7.2 Keine Werbe- oder Tracking-Cookies

DokuScan setzt keine Werbe-Cookies, keine Social-Media-Tracker und kein Cross-Site-Tracking ein. Es werden keine Nutzungsprofile für Werbezwecke erstellt.

8. Drittanbieter

8.1 Zahlungsabwicklung — Mollie B.V.

Für die Abwicklung von Scan-Paketen nutzen wir Mollie B.V., Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Niederlande. Es werden nur die für die Zahlungsabwicklung notwendigen Daten übermittelt. Mollie verarbeitet Daten gemäß DSGVO. Weitere Informationen unter mollie.com/de/privacy.

8.2 Datei-Speicherung — AWS S3 (EU Frankfurt)

Hochgeladene Dokumente werden verschlüsselt auf Amazon S3 in der Region EU-Frankfurt (eu-central-1) gespeichert. Es findet keine Übermittlung in andere AWS-Regionen statt. Amazon verarbeitet Daten auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

8.3 KI-Verarbeitung (EU-Region)

Zur Feldextraktion werden KI-Dienste von Drittanbietern genutzt, die ausschließlich in EU-Rechenzentren betrieben werden. Es werden keine vollständigen Dokumente übermittelt — nur der für die Extraktion relevante Textinhalt. Eine Nutzung für Training oder andere Zwecke ist vertraglich ausgeschlossen.

8.4 Hosting und Infrastruktur

Der Betrieb von DokuScan erfolgt auf dedizierten Servern in Deutschland. Alle eingesetzten Dienstleister sind auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO gebunden.

9. Auftragsverarbeitung

Soweit Nutzer über DokuScan personenbezogene Daten Dritter verarbeiten (z. B. Mitarbeiterdaten auf Stundenzetteln, Kundendaten auf Lieferscheinen), ist DokuScan in dieser Konstellation Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Auf Anfrage stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit.

Anfragen an: datenschutz@dokuscan.com

10. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslage oder Änderungen unseres Services anzupassen. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder direkt in der Anwendung. Das Datum der letzten Aktualisierung ist am Ende dieser Seite angegeben.

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für Hosting in Deutschland:

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Graurheindorfer Straße 153
53117 Bonn
www.bfdi.bund.de

Fragen zum Datenschutz:

E-Mail: datenschutz@dokuscan.com

Antwortzeit: In der Regel innerhalb von 48 Stunden

Stand: April 2026 · Version 1.0