Escanear formularios de RRHH.
Estructurar automáticamente.
DokuScan lee automáticamente formularios de RRHH, documentos de solicitud y documentos de personal cumplimentados — nombre, dirección, fecha de nacimiento, cualificaciones — y exporta todo de forma estructurada a Excel o CSV.
Probar gratis10 escaneos gratis · Sin tarjeta de crédito · Conforme al RGPD
¿Qué formularios de RRHH puede procesar DokuScan?
DokuScan no está limitado a un único tipo de formulario. Los campos se reconocen a partir de su formulario y pueden ajustarse libremente — funciona con cualquier documento de RRHH que procese habitualmente.
Cuestionarios de personal
Nombre, dirección, fecha de nacimiento, categoría fiscal, seguro médico, IBAN — todo en una fila por empleado.
Documentos de solicitud
Nombre del candidato, puesto solicitado, fecha de incorporación, expectativa salarial, cualificaciones recogidas de forma estructurada.
Solicitudes de vacaciones
Empleado, departamento, periodo vacacional, número de días, estado de aprobación — directamente en la planificación de vacaciones.
Formularios de incorporación
Todos los datos maestros de nuevos empleados desde el formulario de admisión directamente al sistema de RRHH.
Bajas médicas
Empleado, periodo, médico, código de diagnóstico — registrado y exportado automáticamente.
Formularios propios
Formularios internos de la empresa que ninguna otra herramienta conoce. La estructura se reconoce con el primer formulario; después, todo es automático.
¿Cuánto cuesta realmente transcribir a mano?
La mayoría de las empresas subestiman el tiempo real que requiere. Un cálculo sencillo:
| Formularios de RRHH al mes | 50 unidades |
| Campos medios por formulario | 12 campos |
| Tiempo por formulario (transcribir + revisar) | aprox. 4 minutos |
| Esfuerzo total al mes | 200 minutos = 3,3 horas |
| A 25 € la hora (administración) | 82 € / mes = 984 € / año |
| DokuScan (500 escaneos / mes) | 29 € pago único |
Esto es solo el tiempo de trabajo directo — no incluye errores por erratas, consultas y correcciones.
Cómo funciona.
Sin configuración — la estructura se reconoce con el primer formulario.
Suba el primer formulario de RRHH — DokuScan reconoce la estructura y propone los campos: nombre, dirección, fecha de nacimiento, departamento, categoría fiscal, IBAN.
Revise la propuesta, ajústela si es necesario y guárdela como plantilla.
Suba más formularios — PDF, JPG o PNG, también fotos de móvil. La IA lee todos los campos, impresos o manuscritos.
Descargue Excel, CSV o JSON — listo para Personio, DATEV, SAP o su propio sistema.
Campos personalizados — sin esquema fijo
Usted decide qué campos se extraen. Seguro médico, categoría fiscal, IBAN, periodo de prueba — cualquier campo que contenga su formulario.
Manuscrito e impreso
Tanto los formularios impresos como los datos manuscritos se reconocen de forma fiable mediante OCR e IA.
Conforme al RGPD
Los datos de personal son especialmente sensibles. Todos los documentos se almacenan exclusivamente en servidores alemanes. Nunca se usan para entrenar modelos.
Procesamiento por lotes
Todos los formularios de una ronda de contratación a la vez — hasta 25 archivos simultáneamente.
Sin suscripción
Paquetes de escaneo de pago único. El saldo no caduca. Solo paga cuando realmente procesa formularios.
Exportación a elegir
Excel para procesamiento manual posterior, CSV para importaciones a sistemas, JSON para integraciones propias.
Preguntas frecuentes
¿DokuScan también funciona con formularios rellenados a mano?
Sí. DokuScan combina OCR con extracción por IA. Se reconocen tanto los datos impresos como los manuscritos — incluso con letra no perfecta. Con baja calidad de escaneo, DokuScan muestra un valor de confianza por campo para que pueda revisar exactamente dónde hay incertidumbre.
¿Puedo importar los datos directamente a mi sistema de RRHH?
DokuScan exporta como Excel (XLSX), CSV y JSON. Estos formatos son compatibles con todos los sistemas de RRHH habituales — Personio, DATEV, SAP HR, Agenda HR o flujos de trabajo sencillos basados en Excel. Los nombres de columna en la exportación coinciden exactamente con los nombres de campo de su plantilla.
¿Se almacenan los datos de personal conforme al RGPD?
Sí. Todos los documentos y datos extraídos se almacenan exclusivamente en servidores alemanes. Sus documentos nunca se usan para entrenar modelos de IA. Cada cuenta está completamente aislada — ningún otro usuario puede acceder a sus datos.
¿Qué ocurre si el formulario es difícil de leer?
Tras la extracción, DokuScan muestra un valor de confianza por campo. Los campos con baja confianza quedan marcados y pueden corregirse manualmente antes de exportar. Así mantiene el control sin tener que revisar todo el documento manualmente.
¿DokuScan funciona en todos los idiomas?
Sí. Se procesan documentos en alemán, inglés, polaco, español y francés. El resultado se entrega en el idioma que usted elija, independientemente del idioma del documento.
Más casos de uso
DokuScan funciona con cualquier tipo de documento que contenga datos estructurados.
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